Lulebo

Visselblåsarfunktion

Lulebo ABs riktlinjer för visselblåsning

En visselblåsare (ursprungligen på engelska: whistleblower) är en person som uppmärksammar missförhållanden i en verksamhet. Från början syftade det på en person som lämnar information till någon utanför den berörda organisationen, vanligtvis till media, men idag har betydelsen breddats och inom Lulebo AB används begreppet i första hand för en person som internt uppmärksammar en misstanke om allvarliga oegentligheter.

Bakgrund

Som ett led i säkerställandet av vår uppförandekod har Lulebo AB inrättat ett visselblåsarsystem som görs tillgängligt för anställda och för allmänheten, både via företagets intranät och via den externa hemsidan. Ett visselblåsarsystem är ett samlingsnamn som inkluderar såväl en rapporteringskanal som etablerade rutiner för professionell och konsekvent handläggning av ärenden. Syftet med det nya visselblåsarsystemet är att tydliggöra alla medarbetares gemensamma ansvar att uppmärksamma problem och områden där antingen vi som organisation eller våra enskilda anställda inte följer rådande lagar eller inte fullt ut lever och arbetar i enlighet med våra riktlinjer. Det är inte möjligt att identifiera den som står bakom en anmälan och alla rapporterade ärenden kommer att beaktas.

Ett komplement till ett öppet samtalsklimat

Möjligheten att anonymt lämna tips är ett sätt att visa att ingen ska behöva oro sig för konsekvenser av att påtala missförhållanden. Visselblåsarsystemet ska ändå vara ett komplement till, inte en ersättning för, ett öppet samtalsklimat. Givetvis är det vår starka förhoppning att alla anställda i Lulebo AB ska känna att vi har tillräckligt högt i tak för att föra dialoger om interna problem öppet och att de alltid kan vända sig till sin närmaste chef. Vi hoppas också att våra kunder och leverantörer med förtroende ska kunna vända sig till våra anställda och lämpliga ansvariga inom företaget i alla sammanhang.

Integritetsskydd och totalt repressalieförbud

Visselblåsarsystemet ligger hos en extern part för att omöjliggöra efterforskning av uppgiftslämnares identiteter och alla inrapporterade ärenden handläggs av externa, oberoende handläggare och utredare. Utöver detta tillämpar Lulebo AB ett totalt repressalieförbud. Det innebär att vi har nolltolerans mot åtgärder som syftar till att straffa någon som påtalat missförhållanden – faktiska eller upplevda – så länge agerandet skett i god tro. Medveten smutskastning eller ryktesspridning tolereras däremot inte.

Endast för rapportering av allvarliga överträdelser

Kanalen är avsedd för rapportering allvarliga överträdelser inom organisationen och det är bara sådana ärenden som kommer att hanteras i visselblåsarsystemets definierade handläggningsprocess. Övriga ärenden kommer att hänvisas till lämplig part.

Exempelvis är det lämpligt att använda visselblåsarsystemet vid misstanke om:

  • Allvarlig överträdelse om bolagets affärsetiska bestämmelser
  • Medveten allvarlig överträdelse av lokala lagar och föreskrifter
  • Tvivelaktiga bokförings-redovisningsmetoder eller mutbrott
  • Metoder som sannolikt kan orsaka fysiskt skada på person eller egendom
  • Metoder som sannolikt kan orsaka fara för skada på miljön
  • Missbruk av befogenhet för icke godkänt eller dolt syfte
  • Utöva privat vinning av sin tjänsteposition
Om systemet

För att systemet ska vara trovärdigt är det viktigt med transparens och tydlighet kring hur vi skyddar användarens integritet. Det är också viktigt att systemet hjälper uppgiftslämnare att lämna så bra information som möjligt.

Några aspekter som Lulebo AB har fäst speciellt avseende vid är:

  • Information till användare för säkerhet och trygghet. Oavsett säkerhetslösningar finns det mycket att ta hänsyn till som uppgiftslämnare och det är därför viktigt att systemet erbjuder tydlig användarinformation som finns tillgänglig vid precis rätt tillfälle i rapporteringen. Det kan exempelvis gälla användning av mejladresser för återkoppling kring ärendet, hur man bör formulera sig eller vilka spår man lämnar om man rapporterar via datorn på sin arbetsplats eller bifogar en fil.
  • Datalagring. Vår systemleverantör, Lantero, har egna dedikerade servrar, placerade i Sverige.

Handlagda ärenden raderas löpande ur systemet så att information inte lagras i onödan.

  • Informationshantering. Personlig inloggning med BankID är ett krav för att kunna komma åt och arbeta med ärendeinformation.
  • Inrapporteringskvalitet. Tydliga frågeformulär hjälper uppgiftslämnare att ge fullständig information som gör ärenden möjliga att utreda på ett bra sätt. Som ett komplement finns möjligheten att korrespondera anonymt med uppgiftslämnaren.
  • Tillgänglighet. Rapporteringssidan är mobilanpassad. Mobila enheter ligger ofta utanför arbetsplatsens nätverk och därmed är ett integritetsmässigt bra alternativ till arbetsdatorn under arbetstid.
Handläggning av inrapporterade ärenden

I det första steget tas det inrapporterade ärendet emot av systemleverantören, Lantero. Klicka här för att komma till rapporteringsverktyget. Om ärendet bedöms falla inom systemets syfte skickas det vidare till PwC för utredning av en utredningsgrupp som är speciellt utsedd för detta uppdrag. Handläggningen av ärenden sker alltså av externa, oberoende utredare, som sedan återrapporterar till utsedda ansvariga inom Lulebo AB med en rekommendation för åtgärd. Ärenden som bedöms vara utanför systemets syfte avskrivs som visselblåsarärenden.

Personer som pekas ut i ett ärende informeras om pågående utredning så snart det är möjligt med hänsyn till utredningsarbetet. Vem som står bakom anmälan förmedlas aldrig, även om det skulle vara känt för utredarna. Om en uppgiftslämnare väljer att vara öppen med sin identitet kommer dennes identitet ändå att tillgängliggöras uteslutande för den grupp som utsetts att hantera visselblåsarärenden. Undantaget är om ärendet resulterar i en brottsutredning, då man som uppgiftslämnare kan komma att kallas som vittne.

Efter handläggning raderas ärendet ur databasen. Om ärendet behöver utredas vidare sparas nödvändig information utanför databasen. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det, med hänsyn till utredningen, är möjligt.

Uppföljning

Inom Lulebo AB tas utredda och avskrivna ärenden emot av VD och styrelsens sekreterare. Styrelsen har fastställt en delegationsordning som innebär att ärenden som berör alla anställda underställda VD hanteras av VD medan ärenden som berör VD hanteras av styrelsens ordförande. En årlig rapportering sker i års-och hållbarhetsredovisningen.

Ansvariga för Lulebo ABs visselblåsarsystem

Vid frågor om visselblåsarsystemet är du välkommen att vända dig till:

Lovisa Rosén, HR-strateg, tel: 0920-23 67 27
Birgith Brännström, Ekonom och styrelsens sekreterare, tel: 0920-23 67 42